विश्वस्त निवड ठराव हा एक औपचारिक (Formal) कागदपत्र आहे, ज्यामध्ये संस्थेच्या विश्वस्तांची निवड करण्याची प्रक्रिया नमूद केलेली असते. हा ठराव संस्थेच्या सदस्यांच्या बैठकीत मांडला जातो आणि അംഗिकारला जातो.

1. बैठकीची सूचना (Notice of Meeting): सर्व सदस्यांना बैठकीची पूर्वसूचना देणे आवश्यक आहे. सूचनेत बैठकीची वेळ, तारीख, स्थळ आणि विषय (विश्वस्त निवड) स्पष्टपणे नमूद करणे आवश्यक आहे.
2. quorum (गणसंख्या): बैठकीसाठी आवश्यक असलेले quorum (गणसंख्या) पूर्ण असणे आवश्यक आहे. संस्थेच्या नियमांनुसार quorum निश्चित केले जाते.
3. ठरावाचे वाचन: बैठकीत ठरावाचे वाचन केले जाते. ठरावात निवडल्या जाणाऱ्या विश्वस्तांची नावे आणि त्यांची भूमिका स्पष्टपणे नमूद केलेली असावी.
4. चर्चा आणि मतदान: सदस्यांना ठरावावर चर्चा करण्याची संधी दिली जाते. त्यानंतर, ठरावावर मतदान घेतले जाते.
5. ठराव मंजूर: जर ठरावाला आवश्यक असलेले बहुमत (majority) मिळाले, तर तो ठराव मंजूर झाला असे घोषित केले जाते.
6. अभिलेख (Records): मंजूर झालेल्या ठरावाची नोंद संस्थेच्या अभिलेखात ठेवली जाते.

ठरावाचा नमुना (sample resolution) खालीलप्रमाणे असू शकतो:

"आज दिनांक [तारीख] रोजी संस्थेच्या नियामक मंडळाच्या बैठकीत, संस्थेच्या नियमांनुसार आणि सदस्यांच्या मतानुसार, श्री/श्रीमती [व्यक्तीचे नाव] यांची विश्वस्त म्हणून निवड करण्यात येत आहे."

विश्वस्त निवड ठराव तयार करण्यापूर्वी आणि तो पास करण्यापूर्वी, कायदेशीर सल्ला घेणे उचित राहील.